Ma semaine de Travel Planner Famille : organisation, recherches et coulisses du métier
Tu te demandes ce que je fais de mes journées ? Allez, je t’ouvre les portes de mon bureau !
Quand je dis que je suis Travel Planner Famille, je vois souvent les yeux de mes interlocutrices s’illuminer : « Ah mais quel métier de rêve ! » Bon, je ne vais pas te mentir, oui, c’est un métier passion. Mais entre nous, ce n’est pas que du café en terrasse à scroller des photos de plages paradisiaques toute la journée. 😅
Spoiler alert : mon quotidien de travel planner, c’est un savant mélange d’organisation millimétrée, de recherches intensives, d’écoute active et… de jonglage permanent entre plusieurs projets clients.
Aujourd’hui, je t’embarque dans ma semaine type pour te montrer les vraies coulisses de ce métier qui me fait vibrer depuis maintenant plusieurs années. Après avoir quitté mon job d’infirmière en réanimation (tu peux lire mon parcours ici), j’ai construit ma routine pour être au top pour mes clientes, tout en gardant ma positive attitude et mon équilibre perso.
Prête ? C’est parti pour une immersion totale dans ma vie de Travel Planner Famille ! ✈️
Lundi : cap sur les projets clients
Le lundi, c’est MA journée marathon dédiée aux projets en cours. Et crois-moi, à ce stade, je suis à fond dedans.
Ce que je fais concrètement
Dès 9h, café en main (indispensable !), j’ouvre mes dossiers clients.
J’ai généralement 10 à 15 projets actifs simultanément, à différentes étapes d’avancement.
Pour une famille qui part en Philippines cet hiver , je vais :
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Dénicher les activités qui vont faire briller les yeux de leurs enfants : sortie en bateau, immersion dans les rizières, plongée et snorkeling, baignade dans des lagons, observation d’animaux…
Puis pour une famille qui part au Mexique en Avril, je vais :
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Chercher les hébergements sur Booking et Airbnb qui cochent toutes leurs cases (piscine pour les kids, proche de la plage, cuisine équipée…)
Enfin, pour une famille qui vient de signer un voyage en Norvège cet été, je vais :
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Affiner l’itinéraire en fonction de leurs retours sur mes premières propositions
Mes Outils Chouchous
Je travaille principalement avec des sites grand public que tout le monde connaît, mais que j’utilise comme une pro :
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Google Flights pour comparer les vols et repérer les meilleures options
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Booking et Airbnb pour les hébergements (avec mes petits filtres magiques pour trier efficacement)
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Google Maps pour visualiser les distances et optimiser les trajets
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Des blogs spécialisés pour trouver les pépites d’activités et les bonnes adresses que les guides classiques ne mentionnent pas
Le tout consolidé dans un carnet de voyage personnalisé que je crée pour chaque cliente. C’est mon petit bébé, celui qui va les accompagner sur place et rendre leur séjour fluide et sans prise de tête.
Le secret d’une bonne organisation
Mon truc ? Je fonctionne par blocs de temps. 2h pour un projet, pause, 2h pour un autre.
Ça me permet de rester ultra concentrée sans me disperser.
Et surtout, de ne pas mélanger les envies de la famille qui part en Grèce avec celle qui découvre le Québec ! 😅
Si tu veux en savoir plus mon parcours client, j’en parle en détail dans cet article sur mes coulisses.
Mardi : prospection et rdv découverte
Le mardi, je change de casquette. C’est ma journée « rendez-vous » où je rencontre (virtuellement ou en réalité) de nouvelles mamans qui rêvent de voyager sans la charge mentale.
Les appels découvertes, mon moment préféré
J’adore ces échanges ! C’est là que je découvre des histoires, des projets qui me font vibrer.
Au téléphone ou en visio, je discute avec des mamans qui me confient :
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Leurs envies de voyage (parfois encore floues)
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Leurs peurs et leurs freins (« J’ai peur de prendre l’avion avec mes jumeaux de 3 ans »)
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Leur budget et leurs contraintes
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Ce qui les empêche de se lancer seules
Mon job ? Écouter activement. Vraiment écouter. Pas juste hocher la tête en attendant mon tour de parler.
Parce que c’est dans ces détails – « Mon fils de 6 ans adore les animaux », « On veut éviter les longs trajets en voiture », « Je rêve de voir la mer turquoise » – que je vais construire LE voyage qui leur ressemble.
Pourquoi ce moment est crucial
Ces appels me permettent de comprendre si on est faites pour travailler ensemble.
Parce que oui, mon service de travel planner n’est pas pour tout le monde.
Je cherche des mamans qui veulent déléguer sans culpabiliser, qui ont envie d’un voyage sur-mesure adapté à LEUR famille, pas un copier-coller d’itinéraire trouvé sur Pinterest.
Mercredi matin : gestion des urgences (oui, ça existe !)
Le mercredi matin, je garde un créneau spécial pour les demandes urgentes et les imprévus, ca me permet de compenser mes to-do list trop longues du début de semaine
A quoi ça ressemble ?
Une cliente en voyage qui a un souci, une autre qui veut ajouter une étape de dernière minute, ou encore une maman stressée qui part dans 10 jours et qui a besoin d’être rassurée sur son planning.
Même si je me fais discrète quand mes clientes sont en voyage (pour qu’elles profitent à fond !), je reste dispo en cas de pépin. C’est une des valeurs de mon accompagnement : tu n’es jamais seule, même à l’autre bout du monde.
Le reste de la matinée
Je profite aussi de ce créneau pour :
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Répondre aux emails et DM Instagram des mamans qui me découvrent
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Faire un point sur l’avancement de chaque projet
C’est mon moment « mise au clair » de la semaine. Indispensable pour ne pas me laisser déborder !
L’après-midi est consacrée à ma fille. Hé oui, je n’ai choisie d’être à mon compte de ne pas profiter d’elle !
Là je me transforme plutot en taxi et animatrice de colo
Jeudi : projets clients ET création de contenu
Le jeudi, c’est une journée hybride. Je partage mon temps entre mes projets clients (même principe que le lundi) et la création de contenu.
Pourquoi la création de contenus fait partie de mon métier ?
Parce qu’être travel planner indépendante, ce n’est pas QUE organiser des voyages.
C’est aussi :
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Me faire connaître auprès des mamans qui ne savent même pas que mon métier existe
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Partager mes convictions (non, le sur-mesure ne coûte pas un rein !)
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Casser les croyances limitantes (« Déléguer, c’est être une mauvaise mère » – FAUX !)
Mon après-midi création
Je prépare mes posts Instagram, je rédige des articles de blog comme celui que tu lis en ce moment, je tourne des reels pour montrer mes coulisses.
Bon, je ne vais pas te mentir : 2h de tournage pour un reel de 30 secondes et 300 vues, ça peut piquer un peu l’ego. 😅
Mais je garde le cap. Parce que ces 300 vues, c’est peut-être LA maman qui va oser me contacter et vivre son plus beau voyage en famille.
Vendredi : CEO day et zone tampon
Le vendredi, c’est MA journée. Celle où je prends de la hauteur sur mon activité.
CEO Day : Travailler SUR mon entreprise, pas DANS mon entreprise
Le matin, je travaille sur la stratégie de mon activité :
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Analyser mes chiffres (combien de projets ce mois-ci ? Quel taux de transformation ?)
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Améliorer mes process (comment gagner du temps sur telle étape ?)
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Réfléchir à mes futures offres
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Planifier ma com’ pour les semaines à venir
C’est aussi le moment où je me forme : je regarde des replays de conférences, je lis des articles sur les nouvelles destinations tendance, je teste de nouveaux outils…
L’après-midi : ma zone tampon magique
Et ça, c’est mon filet de sécurité absolu.
Parce que soyons honnêtes : même avec la meilleure organisation du monde, il y a TOUJOURS un truc qui déborde. Un projet client qui prend plus de temps que prévu, une urgence du mercredi qui se prolonge, un reel pas terminé…
Cette zone tampon me permet de boucler ce qui traîne SANS rogner sur mon week-end. Parce que l’équilibre vie pro / vie perso, c’est hyper important pour moi. Après 15 ans en réa à gérer des urgences vitales, j’ai appris à poser des limites saines.
Et si j’ai tout terminé ? Tant mieux ! Je profite de mon aprem libre pour lire un bon livre en terrasse avec un café. Les plaisirs simples de la vie. ☕
Les à-côtés de ma semaine type
Au-delà de cette structure, il y a aussi tous ces petits moments qui font la richesse de mon métier :
Les retours de mes clientes après leur voyage
Recevoir un message du type : « Ambre, c’était PARFAIT ! Les enfants me demandent déjà où on part l’année prochaine », ça n’a pas de prix.
C’est mon carburant, ma motivation pour continuer.
Certaines de mes clientes me confient maintenant TOUS leurs voyages. D’autres me disent que je suis devenue leur référence en matière de voyage. Et pour des mamans qui n’avaient jamais osé voyager avec leurs kids, je suis fière d’avoir été le déclic.
Les découvertes qui me font kiffer
Tomber sur un hébergement atypique (une cabane dans les arbres en Dordogne, un riad confidentiel à Marrakech), dénicher une activité insolite (une sortie en bateau pour observer les dauphins en Bretagne), trouver LE restaurant familial où les kids sont les bienvenus…
Ces petites victoires quotidiennes, c’est ce qui rend mon job passionnant.
Les moments de doutes ( oui, il y en a !)
Parfois, je tourne sur ma chaise de bureau en mode « pourquoi je fais ça déjà ? ». Les jours où la visibilité ne décolle pas, où une cliente hésite à se lancer, où je me demande si je vais réussir à atteindre mes objectifs du mois.
Mais tu sais quoi ? Après avoir géré des urgences vitales pendant 15 ans, je ne suis absolument pas angoissée. Je sais qu’il y a toujours une solution à un problème. Et je garde ma positive attitude coûte que coûte. 🌞
Ce que j’ai appris sur l’organisation en tant que travel planner
Après plusieurs années à exercer ce métier, voici ce que je retiens :
1. Avoir une structure de semaine claire, c’est LA base
Fini le mode « je fais ce qui me tombe sous la main ». Avec ma semaine type, je sais exactement où je mets mon énergie et quand. Ça me permet d’être ultra efficace sans me disperser.
2. La zone tampon du vendredi aprem, c’est mon meilleur allié
Ça m’évite de stresser en me disant « Je n’ai pas le temps de tout faire ». Cette soupape de sécurité me permet de garder ma sérénité.
3. L’écoute active avec mes clientes, c’est 50% du boulot
Je ne suis pas juste là pour caler des hébergements et des activités. Je suis là pour COMPRENDRE ce dont ma cliente a vraiment besoin. Et ça, ça passe par des échanges sincères, sans jugement.
4. Se former en continu, c’est indispensable
Les destinations évoluent, de nouveaux spots ouvrent, les attentes des familles changent. Je ne peux pas me reposer sur mes acquis. Je dois rester curieuse et à l’affût.
5. Garder un équilibre perso, c’est non négociable
Mon week-end est sacré. Mes apéros avec les copains aussi. Mes moments en famille idem. Parce qu’une travel planner épuisée ne peut pas créer des voyages qui font rêver. 😉
Pourquoi je te raconte tout ça ?
Parce que derrière chaque voyage que j’organise, il y a des heures de recherches, d’optimisation, d’écoute et de peaufinage.
Ce n’est pas de la magie. C’est du boulot. Un boulot que j’adore, mais du boulot quand même.
Et si tu es une maman débordée qui rêve de partir en famille sans te taper toute la charge mentale de l’organisation, tu comprends maintenant pourquoi déléguer à une travel planner, c’est loin d’être du luxe.
C’est récupérer :
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Du temps pour toi
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De l’énergie pour profiter de ta famille
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La sérénité de savoir que tout est pensé, optimisé, adapté à tes besoins
Et non, ce n’est pas réservé aux budgets XXL. Mes formules sont pensées pour s’adapter à tous les projets, de la simple escapade de 3 jours au road trip de 2 semaines.
Si cet article t’a donné envie de me confier ton prochain projet de voyage en famille, je serais ravie d’en discuter avec toi !
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En attendant, n’hésite pas à explorer mes autres articles de blog pour découvrir encore plus de coulisses, de conseils et d’inspiration voyage.
Bon, allez, je file : j’ai un carnet de voyage à terminer pour une famille qui part bientôt au Portugal !
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